讨论时间地点

一旦客户确定来访,必须事先确认好时间和地点,并安排好来回行程和车辆等。把可以考虑到的细节,都尽量做完美,争取给客户留下专业的好印象

To: Michael Peterson
From: Peter
Subject: Prepaing itinerary

Dear micheal,

Thanks a lot for your prompt reply. It is accepetable for us on 2nd Feb.

Could you please advise your flight number? We will arrange the pick up at Shanghai Pudong airport and drive you to Mandarin Oriental Hotel after meeting.

Kindly let me know if any change about your trip.

Thanks and best regards,
Peter

Outline(提纲)

  1. prompt reply: 快速的回复相当于 quick reply.
  2. acceptable: 可以接受的,没问题的。这里也可以用 available 替代。
  3. flight number: 航班号。接送客户最重要的是了解地方的具体航班号,这样可以实时关注和留意航班信息,比如是否有延误,或者什么时候到,在哪个航站楼等相关信息,以便提早做出安排。
  4. Mandarin Oriental Hotel: 文华东方酒店,国际著名的酒店,由香港总部管理整个集团的全球酒店业务
  5. kindly:友善的,亲切的,在这里用作副词。kindly let me know, 基本接近于please let me know,是邮件中的常用表达。

More Expressions

  1. Thank you/Thanks for your prompt reply/response.
    感谢您的及时回复。
  2. Could you kindly advise your itinerary?
    能否麻烦告知我您的行程安排?
  3. Please keep me posted on this !
    请让我知道(这件事)最新的进展
  4. I’m sorry but my boss is only available next Tuesday.
    抱歉,我老板只有下周二才有空。
  5. Is it acceptable to pick you up at 8:30 a.m.? Int the lobby?
    早上八点半能来接你吗?在酒店大堂见?

Q&A

Question:
商务邮件怎样分段落才专业?
Answer:
一般来说,商务邮件的写作要遵循3C基本原则,也就是Clearness(清楚),Conciseness(简洁)和Courtesy(礼貌)。邮件不仅要有条理,而且不能太差,更不能生涩难懂。要把复杂的事情做归纳和梳理,用简单的句型有条理、有逻辑性地表达出来,让看的人不觉得疲惫,一眼扫过去就能明白你想说的内容,这才是我们学习邮件写作的要点和方向。我觉得,邮件除了称呼和落款,大部分的正文内容尽量控制在3~4段,也就是我常说的三段式写法和四段式写法。“橄榄球”型结构,上下略短,中间丰满,核心内容在中间段突出,这种写法比较符合国际惯例,也较常用,符合视觉审美。

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